Het onthaalbeleid van A tot Z

• Ga na welke informatie belangrijk is voor elke nieuwkomer en denk hierbij aan de chronologische volgorde van het ondertekenen van het contract tot de eerste werkdag en de integratie na enkele weken of maanden.
• Begin met informatie die wettelijk moet worden meegedeeld, zoals de arbeidsvoorwaarden en preventie m.b.t. welzijn op het werk.
• Vul aan met bedrijfseigen elementen, zoals de missie, visie en strategie van je bedrijf.
• Beschrijf ook praktische informatie om concrete afspraken met de nieuwe collega te maken. Een verwijzing naar officiële documenten (zoals het arbeidsreglement en nuttige telefoonnummers) mag hier zeker niet ontbreken.
• Zorg voor een functiebeschrijving met eventueel een competentieprofiel en opleidingsplan voor het aanleren van de nieuwe functie.
• Vat dit tot slot samen in een onthaalflow en bepaal hoe en wanneer welke informatie wordt meegegeven.

• Maak een checklist ‘voorbereiding onthaal’ met te bestellen materiaal en vooraf op te vragen documentatie, zoals: werkmateriaal, werkkleding, toegangspas of -code, gereedschap, gsm, laptop, bedrijfswagen, visitekaartjes ...
• Werk een onthaalbrochure uit met de belangrijkste regels en interessante informatie over de organisatie. Dit is handig als rode draad bij aanwerving of op de eerste werkdag van de nieuwe collega. Zorg voor een duidelijke afbakening van wat je opneemt in je onthaalbrochure versus de informatie in het arbeidsreglement en eventueel aanvullende documenten in een introductiemap.
• Voorzie samen met de verantwoordelijke een opleidingsplan met informatie over de aan te leren taken en vaardigheden. Dit schema zorgt voor een praktische opvolging van de opleiding van de nieuwe medewerker.
• Stel een checklist ‘onthaal’ op als leidraad voor een kort opvolgingsgesprek met de nieuwkomer na enkele weken. Een goede onthaalchecklist bevat gerichte vragen over selectie, aanwerving en onthaal, alsook over de ontvangen begeleiding en opleiding op de werkvloer.

• Stel een onthaalverantwoordelijke aan. Die volgt het onthaalproces op en stuurt de procedure indien nodig bij. Meestal is het iemand van de personeelsdienst die communicatief, bereikbaar en beschikbaar is.
• Verder geeft de personeelsdienst praktische informatie en introduceert ze de nieuwkomer bij de vertrouwenspersonen.
• De directe chef geeft basisinfo over de functie, de doelen tijdens de eerste periode, het opleidingsplan en de afspraken rond opvolging. De leidinggevende introduceert de medewerker in het team en op de werkplek.
• Grotere bedrijven kunnen interne trainers aanstellen om nieuwe werknemers op te leiden. Meestal wordt die rol opgenomen door directe collega’s die over de juiste technische kennis beschikken.
• De preventieadviseur geeft toelichting bij veiligheidsvoorschriften en hygiënemaatregelen.
• De peter/meter zorgt voor de dagelijkse opvolging en algemene ondersteuning.
• De vertegenwoordigers van de vakbonden leggen (eventueel) hun werking uit.

Voorbereiding en opvolging van de betrokken collega’s

• Informeer collega’s op voorhand dat er op die dag een nieuwe medewerker start
• Op de afdeling waar de nieuwkomer terechtkomt, doe je dit het best mondeling. Dat is niet alleen persoonlijker, het stelt je ook in staat om gerichte info te geven en vragen te beantwoorden.
• Voorzie een manier om nieuwe medewerkers officieel aan te kondigen in je bedrijf: via infobord, plasmascherm en/of in het bedrijfsblad.
• Zorg ervoor dat niet alleen de personeelsdienst, maar ook de directe chef, preventieadviseur, peter/meter en eventuele vertegenwoordigers van vakbonden hun rol kennen en hun verantwoordelijkheden opnemen. Voorzie waar nodig opleiding (bv. peter-/meterschap) en overleg over de beschikbare en/of nog uit te werken tools (informatie over het opleidingsplan wordt meestal door de directe chef aangeleverd).
• Bewaak een goede communicatie tussen al wie betrokken is bij het onthaal van de nieuwkomer, zodat je bij eventuele problemen snel en efficiënt kunt ingrijpen.

Uitwisseling met de nieuwe collega

• Volg de onthaalprocedure zoals gepland en geef de nieuwe collega een rondleiding op de werkvloer. Voorzie voldoende tijd voor kennismaking met de directe collega’s.
• Maak gebruik van de beschikbare tools (zoals de onthaalbrochure) bij het meegeven van belangrijke informatie.
• Stel de persoon uitgebreid voor aan de peter/meter.
• Maak duidelijke afspraken over opleiding en verdere opvolging.

Vraag regelmatig input aan alle betrokken partijen om zo je onthaalprocedure waar nodig bij te schaven

• De nieuwkomers zelf
• De onthaalverantwoordelijke
• De personeelsdienst
• De directe chef en hiërarchische lijn
• De interne trainer
• De preventieadviseur
• De peters/meters
• De vertegenwoordigers van de vakbonden