Wettelijk kader voor vaste werknemers
Werf je mensen aan, dan ben je voor het onthaal van deze nieuwe medewerkers gebonden aan enkele wettelijke verplichtingen (KB van 25/4/07). Dit geldt voor alle Belgische ondernemingen, ongeacht de sector. Daarnaast voorziet de wet bijkomende specifieke verplichtingen voor uitzendkrachten. We zetten de grote lijnen voor je uit ...
De werkgever
De werkgever is verantwoordelijk voor het organiseren van het onthaal van nieuwe werknemers in het bedrijf. Als ondernemer neem je de coördinatie van de verschillende aspecten van het onthaalbeleid dus persoonlijk op, of stel je hiervoor een bevoegde persoon of dienst aan.
De ondernemingsraad
De ondernemingsraad moet vooraf over het onthaal worden ingelicht en geraadpleegd. Dat betekent dat concrete maatregelen en middelen om het onthaal te organiseren hier gekend moeten zijn. De ondernemingsraad kan ook advies geven over de uitvoering van het onthaalbeleid.
De vakbondsafvaardiging
De vakbondsafvaardiging moet vooraf worden ingelicht en geraadpleegd over de manier waarop het onthaal in de onderneming zal gebeuren. De vakbond kan de (nieuwe) werknemer eveneens onthalen en praktische informatie geven over de werking van de vakbond.
Het comité voor Preventie en Bescherming
Het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk staat in voor het uitwerken en implementeren van propagandamiddelen en concrete maatregelen i.v.m. het onthaal van nieuwe medewerkers.
Praktische richtlijnen
Voor de praktische uitvoering van deze algemene verplichtingen (KB van 25/4/07) gelden verschillende richtlijnen voor ondernemingen met minder dan 20 werknemers en ondernemingen vanaf 20 werknemers. Hierbij wordt gekeken naar wat je als bedrijf voor nieuwkomers moet doen bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst, op de eerste werkdag en/of in de maand van indiensttreding.
Beperkte verplichtingen voor ondernemingen met minder dan 20 werknemers
Bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst
- Naast het verhelderen van de rol die de nieuwe werknemer krijgt, moeten alle inlichtingen over de loonvoorwaarden, de sociale zekerheid en de eventuele sociale werken worden verstrekt. Ook informatie over educatief verlof en het paritair comité van de onderneming moet worden meegedeeld.
- De maatregelen rond veiligheid en gezondheid en de preventie van arbeidsongevallen en beroepsziekten moeten bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst worden toegelicht. Dit mag beperkt zijn tot de basisprincipes gezien hier tijdens de eerste werkdag uitgebreid op wordt ingegaan.
De eerste werkdag
- Op de eerste werkdag is het verplicht om aan de nieuwe werknemer alle inlichtingen en instructies te verstrekken rond de wetgeving over het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De verantwoordelijke voor het onthaal moet bevestigen dat aan deze verplichting is voldaan door een hiertoe bestemd document te ondertekenen dat daarna wordt bewaard door de preventieadviseur. Vergeet niet om alle maatregelen toe te lichten die op het gebied van veiligheid en gezondheid in de onderneming van toepassing zijn, alsook de risico's eigen aan de arbeidspost en de te nemen preventiemaatregelen. Tevens moeten de noodprocedures en de procedures voor eerste hulp, brandbestrijding en evacuatie van de werknemers worden uiteengezet.
- Zorg ervoor dat volgende gegevens duidelijk vermeld zijn: de namen en contactgegevens van de preventieadviseurs, de vertrouwenspersoon, de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, het bestaan van overlegorganen in de onderneming en de namen en functies van de personen die er deel van uitmaken. Deze gegevens staan over het algemeen in het arbeidsreglement.
- Duid een ervaren werknemer (meter of peter) aan om de nieuwe werknemer te begeleiden. Dit kan ook door de werkgever zelf gebeuren.
- Voorzie een toereikende en adequate opleiding over de arbeidspost of de functie.
Ruimere verplichtingen voor ondermingen met minstens 20 werknemers
Bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst
- Deel volgende praktische gegevens mee aan de nieuwe werknemer: datum, uur en plaats waar hij of zij zich de eerste dag mag aanmelden, informatie over parking en/of vestiaire, wie de contactpersoon is en wie voor het onthaal zorgt.
- Informeer de nieuwkomer over de loon- en arbeidsvoorwaarden, het werkrooster en het paritair comité waaronder de onderneming valt. Leg de wettelijke en cao-normen uit die relevant zijn voor de functie.
De eerste werkdag
- Zorg voor een programma voor deze onthaaldag. Tijdens deze dag moeten de taken die de nieuwe medewerker in de eerste dagen zal uitvoeren worden toegelicht, alsook de moeilijkheden die hij/zij hierbij kan ontmoeten. Licht daarnaast de activiteit en algemene structuur van de onderneming toe.
- Op de eerste werkdag is het verplicht om aan de nieuwe werknemer alle inlichtingen en instructies te geven betreffende de wetgeving rond het welzijn van werknemers bij de uitvoering van hun werk. De verantwoordelijke voor het onthaal moet bevestigen dat aan deze verplichting is voldaan door een hiertoe bestemd document te ondertekenen dat daarna wordt bewaard door de preventieadviseur. Vergeet niet alle maatregelen toe te lichten die op het gebied van veiligheid en gezondheid in de onderneming van toepassing zijn, alsook de risico's eigen aan de arbeidspost en de te nemen preventiemaatregelen. Tevens moeten de noodprocedures, de procedures voor eerste hulp, brandbestrijding en evacuatie van de werknemers worden uiteengezet.
- Zorg ervoor dat volgende gegevens duidelijk zijn vermeld: de namen en contactgegevens van de preventieadviseurs, de vertrouwenspersoon, de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, het bestaan van overlegorganen in de onderneming en de namen en functies van de personen die er deel van uitmaken. Deze gegevens zijn over het algemeen in het arbeidsreglement te vinden.
- Duid een ervaren werknemer (meter of peter) aan om de nieuwe werknemer te begeleiden.
- Organiseer een bezoek aan de werkpost en de onmiddellijke werkomgeving. Stel de leidinggevenden, directe collega's en werknemersafgevaardigden voor.
- Voorzie een toereikende en adequate opleiding over de arbeidspost of de functie.
In de maand van indiensttreding
- Organiseer een begeleide bedrijfsrondleiding. Voorzie hierbij voldoende tijd voor een bezoek aan de sociale dienst, medische dienst, personeelsdienst en dienst voor beroepsopleiding voor zover die in de onderneming aanwezig zijn.
- Informeer de nieuwe werknemer verder over diens rol, functie, werkomgeving en de wijze waarop de prestaties (kwantitatief en kwalitatief) zullen worden gecontroleerd. Er moet ook uitleg worden gegeven over educatief verlof.
- Zet de opleiding over welzijn van werknemers bij de uitvoering van hun werk verder. Veiligheid en gezondheid, alsook preventie van arbeidsongevallen en beroepsziekten maken hier deel van uit.