Astra Sweets werkte al langer rond uitval, maar richtte zich vooral op nazorg. “We gingen pas in gesprek als iemand vaak afwezig was”, zegt hr-manager Nathalie Raveyts. “En dan ben je te laat.”
Focus op aanwezigheid
Dat besef kwam er toen het bedrijf in zee ging met Track Abilities. “Hun aanpak vertrekt vanuit de medewerkers die wél aanwezig zijn. Dat sprak ons meteen aan."
Er werd een werkgroep opgericht met medewerkers uit alle lagen en vakbondskleuren. “In workshops tekenden we samen een beleid uit, volledig op maat van ons bedrijf met oog voor ieders noden. Zo creëer je draagvlak: iedereen snapt dat het om ondersteunen gaat, niet om straffen.”
Waarom komt iemand niet werken?
“Ongeveer 65% van alle uitval is grijs verzuim”, aldus Nathalie. “Mensen die niet komen, terwijl ze dat wel zouden kunnen. En daar moet je energie naartoe. Wit verzuim is oké, iedereen is al eens ziek. En zwart verzuim zal er altijd zijn — die pappenheimers herken je snel en ze zijn een minderheid.”
“Track Abilities liet ons nadenken over de groep die ervoor kiest om thuis te blijven: Voelen ze zich niet gemist? Denken ze dat ze makkelijk vervangbaar zijn? Steken collega’s elkaar aan? Dat gaat over cultuur — en cultuur veranderen vraagt tijd en een structurele aanpak.”
Niet controleren, maar stimuleren
De werkgroep tekende een tijdslijn uit van ziekmelding tot terugkeer. “Vroeger stuurden we ook al een bloemetje bij ziekte, hoor. Maar het verdere contact was informeel, als het er al was. Vandaag hanteren we één lijn en weet iedereen wat er van hen verwacht wordt. Niet om mensen te pushen om te komen, maar om verbinding te houden en hen te laten voelen dat hun stoel nog vrij is.”
Track Abilities leert leidinggevenden ook hoe ze een warm-zakelijk gesprek voeren bij herhaaldelijke afwezigheid. “Je kan niet verwachten dat elke leidinggevende die soft skills al bezit”, zegt Nathalie. “Ook in het voetbal is je beste spits niet vanzelf een goede trainer.”
“Veel leidinggevenden weten niet goed wat ze mogen vragen. Maar een oprechte, bezorgde vraag is nooit fout.” – Nathalie Raveyts
De vinger aan de pols
Maar de echte spil van het nieuwe beleid is preventie. Astra Sweets verwacht dat leidinggevenden minstens één keer per week een check-in doen met elk teamlid. Omdat dit oefening vraagt, voorziet het bedrijf training en coaching.
“Veel leidinggevenden vinden praten over gezondheid moeilijk. Ze twijfelen over wat ze mogen vragen over iemands privéleven. Maar met een open, bezorgde vraag kan je weinig mis doen.”
Een mogelijke valkuil is volgens Nathalie dat leidinggevenden extra workload vrezen. “En ja, meer gesprekken en contact houden kost tijd”, zegt ze. “Maar als het beleid werkt, win je die tijd terug: minder afwezigen, minder verzuimgesprekken, minder lastminute ziektemeldingen en minder stress voor het team.”
Met een duidelijk kompas
“Ook bij ons brengt verandering weerstand mee”, geeft Nathalie toe. “Maar het helpt als je het einddoel scherp houdt: rust voor wie echt ziek is, geen ruimte voor misbruik, en een omgeving waar mensen zich goed en gewaardeerd voelen — en daardoor graag komen werken.”
Haar advies aan andere bedrijven die ook worstelen? “Laat je begeleiden. Velen werken op zwart verzuim, terwijl er net in het grijze winst te rapen valt. Je hoeft daarvoor niet zelf het warm water uit te vinden — er zijn experts die je de juiste richting kunnen wijzen. "
