“Vroeger wisten medewerkers wanneer hun werkdag begon, maar nooit wanneer hij erop zat. Op drukke dagen waren overuren onvermijdelijk”, vertelt Iris Van Laethem, die het familiebedrijf in verse kruiden, eetbare bloemen en minigroenten van haar ouders voortzet.
Minder overuren
De oplossing kwam van de medewerkers zelf: de ploeg werd in twee groepen verdeeld. Wie ’s morgens geen verplichtingen heeft, begint vroeger en stopt meestal op een vast uur. Een tweede groep kan eerst de kinderen naar school brengen en blijft indien nodig wat langer.
“Het werk raakt af, overuren worden beperkt en de klant merkt niets van die andere manier van werken”, zegt Iris.
Niet één mens voor één taak
Vandaag een machine bedienen, volgende week de logistiek ondersteunen. Het bedrijf laat medewerkers proeven van verschillende jobs. “Er is een leidraad, namelijk de planning”, vertelt Iris, “maar de medewerkers krijgen de vrijheid en de ruimte om die zelf mee in te vullen. Elke week doen we een ronde op de vloer om te horen waar iedereen de week erop wil staan.”
Een luxe
“Als iemand afwezig is, weet ik dat we daardoor niet in de problemen komen”, benadrukt Iris. “Dat is een luxe die je krijgt dankzij die arbeidsorganisatie. Uiteindelijk brengt dat ook minder verzuim mee, want mensen weten dat ze een dagje recup kunnen vragen als dat nodig is.”
Druk ‘wegorganiseren’
Meer dan tien jaar geleden lieten de ouders van Iris een organisatiescan uitvoeren. Het werk vroeg veel flexibiliteit van een overwegend vrouwelijke ploeg, en dat begon te wegen. Door mensen verschillende taken te leren en het werk anders te organiseren, werd het een stuk beter haalbaar en bleven mensen aan boord.
Wie staat er voor mij?
Iris brengt die principes nog elke dag in de praktijk. Voor haar begint arbeidsorganisatie bij een paar simpele vragen: waar staat iemand momenteel in de job en waar zou die kunnen passen?
Ze voert één-op-ééngesprekken, de teamleiders zitten minstens één keer per week met haar samen en problemen en oplossingen worden eerst met de medewerkers besproken. Wat liep er mis? Wat kan de oorzaak zijn? Wat zou helpen?
Maak er tijd voor
Nadenken over hoe je het werk slimmer organiseert, overleggen en luisteren kost tijd. Maar die tijd níét maken, kost volgens Iris uiteindelijk veel meer.
“Wij hebben het meegemaakt. We moesten blijven doordoen, blijven doorgaan. Dan wil je één stap vooruit zetten en sta je uiteindelijk twee stappen achteruit. Want voor je het weet, vertrekken er mensen en heb je ontevreden klanten. En dat kun je als ondernemer missen als kiespijn.”
Opleiden is belonen
Die manier van werken staat of valt volgens Iris trouwens met de mensen die de teams aansturen. Onlangs volgde ze samen met een teamleider de Masterclass: teamcoaches in balans.
“Zonder sleutelfiguur is er geen duidelijkheid en dan doet iedereen zomaar wat”, zegt ze. “Ik wil dat mijn teamleiders stevig in hun schoenen staan, zodat ze het bedrijf mee kunnen trekken. Opleiding geven zodat iemand zijn job nog beter kan doen, is voor mij bovendien een van de mooiste vormen van appreciatie.”
Niet ingewikkeld
Van Laethem toont dat anders organiseren helemaal niet ingewikkeld hoeft te zijn. Als mensen kunnen samenwerken en de taken onder elkaar verdelen, valt het werk niet steeds op dezelfde schouders. En krijg je het samen gedaan.
Benieuwd hoe je dat eenvoudig aanpakt in jouw bedrijf? Dan is Lieve Ruelens jouw vrouw.
