Résumé
Découvrez comment utiliser Outlook comme un véritable assistant personnel pour mieux vous organiser, gérer vos mails et votre temps!
Lieu:
Présentiel et distanciel
Durée:
1 journée
Public cible:
Toute personne souhaitant gérer efficacement ses mails et son temps.
Objectifs:
- Au terme de cette formation pratico-pratique, les participants seront en mesure de:
- Automatiser certaines actions récurrentes
- Gérer leur boîte de réception efficacement
- Donner des priorités à certains mails
- Gérer leurs tâches de manière optimale
Programme détaillé:
- Adopter les bonnes pratiques de messagerie: envoyer un mail, téléphoner ou rencontrer?
- Écrire des objets/sujets précis, rédiger des messages clairs et concis, limiter les copies, limiter les documents attachés, utiliser l'indicateur de suivi, faire expirer ses messages, demander l'opinion par vote
- Optimiser l’utilisation des options avancées d’Outlook, elles vous feront gagner un temps précieux!
- Gérer sa boîte de reception
- Méthode BDD - Base de données
- Méthode TTC - Toucher, Traiter, Classer
- Utiliser les dossiers de recherche pour regrouper rapidement des messages quel que soit l'endroit où les dossiers ont été classes
- Les actions rapides pour gagner du temps
- Choisir les bonnes catégories pour regrouper ses tâches par projet, sujet, client, type de tâches...
- Découvrir tous les trucs et astuces (incluant les raccourcis - clavier les plus utiles)
Nouveauté:
- Nouvelle option «sondage» remplace bouton de vote
- Possibilité d’épingler un email
- Possibilité de mettre un message en attente (déplace dans une autre boîte et revient dans l’inbox au moment voulu)
- Gérer ses tâches et priorités avec le dossier tâches TO DO: créer des listes, documenter, assigner (uniquement si on a créé un « projet au préalable), faire des suivis...
- Gérer de multiples projets (simples) avec le dossier TO DO
- Possibilité d’épingler une catérie (= accès rapide aux emails concernés)
- Visualiser et gérer sa charge de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle dans le dossier calendrier (plus possible d’afficher les tâches sous le calendrier mais option «Ma journée» ouvre une fenêtre latérale à côté de l’inbox pour visualiser calendrier ou taches
- Comment établir des règles qui permettront à Outlook de travailler à votre place dans certains cas? Nouvelle règle toute faite: «Ranger» pour déplacer automatiquement certains emails dans un dossier ou dans la corbeille