In 2009 nam Dominique Van den Putte het chocoladebedrijf Duva over: “Ik was een enthousiaste en ambitieuze onderneemster-in-spe die niets kende van chocolade. En het bedrijf groeide sterk. Vandaag opereert Duva in een internationale nichemarkt, met een gemotiveerd team van 9 vaste mensen. Om de seizoenpieken op te vangen, breiden we uit met maximum 10 uitzendkrachten.”
Maar dit liep niet van een leien dakje. Dominique: “Ik werd als bedrijfsleidster voor het minste naar de productie geroepen: was er een probleem, een panne, een personeelslid dat niet was komen opdagen,… Voor grote en kleine dingen kwam men bij me terecht. Ik kon me niet genoeg bezighouden met strategische en commerciële zaken. Een productiechef had ik in de loop der jaren al aangesteld, maar ook dat bleek geen oplossing. Ik bleef opgeslorpt worden door operationele zaken binnen de productie. Dat was voor mij het moment om iets te veranderen. Ik voelde dwang, en soms ook drang om te veranderen.”
Orde op zaken stellen met organisatiescan
Dominique kwam in contact met Flanders Synergy en liet een organisatiescan uitvoeren. De missie van het bedrijf werd op punt gesteld, met als kernelementen: internationale referentie, wendbaarheid en productinnovatie. Daarna volgde een analyse van de arbeidsorganisatie. Hieruit bleek dat Dominique en haar productiechef spilfiguren waren binnen de organisatie, en in de praktijk voor een onmogelijke opdracht stonden. Dominique: “Ik dacht dat mijn productiechef niet goed functioneerde, maar de analyse toonde dat hij maar liefst 69 taken te vervullen had. Dat was natuurlijk niet haalbaar.”
Er werd een stappenplan opgesteld om meer evenwicht te brengen in de organisatie, met een betere spreiding van de verantwoordelijkheden:
Stap 1 – teamontwikkeling: we stelden teams samen die aangewezen waren op ‘samenwerking’, wat ook de betrokkenheid bij de medewerkers verhoogde. Zo ontstond er een sterke kern waaraan seizoensarbeid gekoppeld kon worden. Er werd ook geïnvesteerd in opleiding om het vakmanschap en de inzetbaarheid van de medewerkers te verhogen.
Stap 2 – introductie van teambord en teamoverleg: we legden doelstellingen vast per team/lijn, en er werd gewerkt aan een betere onderlinge communicatie. Resultaat: de zelfstandigheid en het organiserend vermogen stegen.
Stap 3 – introduceren van sterrenrol Orde en Netheid of 5S: orde en netheid is voortaan een verantwoordelijkheid van iedereen. Binnen de productie werd een medewerkster aangesteld voor de opvolging en de controle. Ze kreeg een opleiding en ook vrijheid om deze sterrenrol in te vullen.
Dominique: “Of het goed loopt? We hebben zeker nog stappen te zetten, maar er is meer zelfstandigheid in de productie waardoor ik me als zaakvoerder meer kan concentreren op strategische en commerciële zaken. Efficiëntie en flexibiliteit zijn ook verhoogd.” En de mensen? “Ze zijn enthousiast en willen er mee voor gaan. Gisteren kwam de productiemedewerkster met de sterrenrol van ‘Orde en Netheid’ me bedanken voor de kans die ze daarmee kreeg. Ze was bij aanvang nochtans het meest kritisch: Ja, dat is allemaal goed voor u, maar wat zit er in voor ons? Het feit dat ze me kwam bedanken zegt me dat we dit traject moeten voortzetten, voor het bedrijf en de verdere groei, maar ook voor de medewerkers.”
Ook nood aan een organisatiescan in jouw bedrijf?
Alimento werkt samen met Flanders Synergy om organisatiescans uit te voeren bij voedingsbedrijven. Geïnteresseerd in een organisatiescan binnen jouw bedrijf? Contacteer Lieve Ruelens.
