Les objectifs du ScanOrg
Le ScanOrganisation a pour objectif d’identifier les améliorations possibles dans votre organisation du travail afin d’obtenir de meilleurs résultats et de réagir plus rapidement aux changements et aux exigences de vos clients.
Il s’agit d’organiser le travail plus intelligemment et de donner plus de responsabilités aux collaborateurs. Effet positif : cela renforce la motivation, car les emplois deviennent plus variés (et donc plus intéressants). Les responsabilités donnent elles aussi plus de motivation : les collaborateurs se sentent davantage concernés par les résultats à atteindre.
Que pouvez-vous attendre d’un ScanOrg?
Un expert en organisation analyse votre entreprise à différents niveaux, dont les ateliers et leurs salariés! Il identifie les possibilités d’amélioration dans différents domaines: la structure organisationnelle, les systèmes, la culture et les collaborateurs. En concertation avec cet expert, vous pouvez définir des priorités parmi les pistes d’améliorations proposées.
Un coaching suivra cette première analyse.
A l’issue de l’analyse, le partenaire externe vous accompagne dans vos premiers pas.
Voici quelques exemples:
- introduction au fonctionnement en équipe plus autonome, à la concertation d’équipe et au travail orienté vers les résultats
- pistes d’améliorations en termes d’ordre et de propreté, de sécurité et de qualité. Pour ce faire, des équipes ou une partie de celles-ci sont formées à certaines techniques
- création de nouvelles fonctions et de nouveaux rôles au sein des équipes
- élaboration d’une matrice de polyvalence
- …
Intervention financière Alimento
Pour ce trajet, votre entreprise peut compter sur une intervention unique d’Alimento:
- 6.000 € pour les entreprises employant entre 10 et 99 travailleurs (ou le groupe auquel votre entreprise appartient)
- 3.000 € pour les entreprises avec 100 travailleurs ou plus (ou le groupe auquel votre entreprise appartient), avec un co-financement de 3.000 €
Si votre entreprise emploie moins de 10 travailleurs, veuillez prendre contact avec Pascal Cools
| Place maintenant au témoignage de l’entreprise Véviba qui, pour l’occasion, était accompagnée d’un expert du cabinet Aegist. |
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Bonjour Monsieur Godfrind. Vous êtes Responsable des ressources humaines pour l’entreprise Véviba située à Bastogne. Pourriez-vous présenter votre entreprise.
Monsieur Godfrind: Veviba est une société agroalimentaire spécialisée dans la production de viande bovine. Les phases de production comprennent l’abattage en passant par le désossage, la découpe puis la transformation et la mise en barquettes individuelles pour la grande distribution.
Votre entreprise connaît une forte croissance et cela ne semble pas devoir s’arrêter prochainement. Pourriez-vous nous expliquer à quel moment vous avez estimé qu’un regard extérieur via un ScanOrganisation serait utile pour vous assister dans votre développement?
Monsieur Godfrind: Si une entreprise est consciente des points d’amélioration à mettre en place, la routine et le travail quotidien ne permettent pas toujours d’avoir le recul nécessaire pour franchir le pas. Ce « regard extérieur » et objectif permet de faire apparaître des évidences aux différents maillons de la chaîne opérationnelle sur les améliorations, les changements ou parfois si nécessaire les bouleversements à apporter.
Quelles étaient vos attentes initiales dans cette analyse?
Monsieur Godfrind: Nous souhaitions tout d’abord voir si notre diagnostic allait être partagé par l’expert. S’il n’allait pas déceler d’autres points critiques en termes d’organisation. Ensuite, le dialogue qu’il a noué entre les différentes parties prenantes de l’organisation allait représenter une phase importante. Une communication structurée constitue la base d’un travail d’équipe. Un échange sain et objectif entre les différents départements devait permettre à chacun de mieux se rendre compte du travail effectué en amont et en aval de son propre poste.
Bonjour Monsieur Bizac, vous êtes l’associé-gérant du cabinet de conseils Aegist fondé en 1989. Pourriez-vous présenter ainsi que les spécificités de votre cabinet?
Monsieur Bizac: Aegist est un cabinet de conseil spécialisé dans l’ingénierie organisationnelle, l’accompagnement du changement lors de la transformation des organisations, le management par les compétences et la performance, l’ingénierie pédagogique et la conduite de projet socio-technique.
Deux convictions fortes animent son équipe de 10 consultants : il n’y a de performance durable que par le développement humain et les projets qui réussissent sont ceux qui sont construits avec et par les acteurs concernés dans des démarches les plus participatives possibles.
Pourquoi avez-vous accepté cette mission ou autrement dit quels étaient les éléments de votre analyse initiale qui vous permettaient de penser que vous alliez être un acteur de changement au sein de Véviba?
Monsieur Bizac: Deux raisons initiales: le secteur de l’alimentation pour des raisons d’histoire familiale personnelle et les échanges professionnels entretenus régulièrement avec Alimento m’ont incité à répondre favorablement à cette demande de mission.
Ensuite le sujet d’intervention proposé par Joël Godfrind : comment faciliter la poursuite de la professionnalisation du service Orders & Planification dont l’ambition est de devenir le cœur du système des échanges entre les clients, les commerciaux, les producteurs?
Enfin la qualité des contacts et des relations initiales nouées avec les représentants de l’entreprise (Joël Godfrind et Eric Alaime), ainsi que la qualité des relations nouées avec les membres de l’équipe Orders & Planification. C’est essentiel pour ‘bien faire’ son travail d’intervenant.
Comment avez-vous procédé pour rencontrer les attentes de l’entreprise?
Monsieur Bizac: La première des choses dans notre métier c’est d’abord de ‘sentir’ la vie de l’entreprise. Quand on arrive dans une entreprise c’est, pour reprendre une image familière, la ‘truffe au vent’ pour comprendre ce qui s’y passe, quelle est l’ambiance, comment elle fonctionne, etc.
Ensuite vient le temps de l’écoute individuelle et collective pour établir un diagnostic et poser le cadre de ce que sera la suite de l’intervention. C’est un moment essentiel qui a demandé de prendre le temps de rencontrer les différentes personnes qui sont impliquées/concernées par le sujets : ceux qui travaillent en amont (commerciaux, r&d), ceux qui travaillent dans le service O&P et ceux qui travaillent en aval (les ateliers de production) mais aussi les fonctions supports (IT, RH, Fin). Au terme de ce bilan, nous avons défini avec le commanditaire des objectifs à réaliser dans la suite de l’intervention: il s’agit de se mettre d’accord sur le réalisable et le non réalisable dans le temps imparti de la mission.
Avec ce cadrage le groupe de propositions constitué (les représentants du service O&P, un représentant de la production, un représentant de l’IT, le Directeur de Production) a formulé des améliorations au plan des rôles et responsabilités, des compétences et de la formation, de l’IT, des ‘rituels’ de fonctionnement à mettre en place au sein du service comme avec les ateliers de production.
Au terme de ce travail les propositions ont été présentées au commanditaire pour validation.
Monsieur Godfrind,la restitution de cette analyse vient d’être réalisée. Comment avez-vous ressenti ce regard?
Monsieur Godfrind: Nos équipes ont pu collaborer non seulement avec l’expert, mais également de manière plus approfondie entre elles. Le dialogue noué a facilité les flux d’informations et les échanges entre départements
Quels sont les éléments qui ont été mis en place à la suite de cette action
Monsieur Godfrind: Citons un premier exemple : la formation plus technique en termes de connaissance de pièces de viande de l’équipe chargée de la planification par des personnes de terrain. Ou encore l’amélioration de la communication entre les départements via des ‘micro-réunions’ rituelles très succinctes mais ciblées sur les points essentiels qui ont été dégagés.
Quels ont été les réactions des personnes impliquées dans cette action? Les choses sont-elles plus claires pour elles, les personnes sont-elles plus outillées, sont-elles mieux à même de remplir leurs fonctions, sont-elles plus autonomes ou moins stressées par exemple?
Monsieur Godfrind: Les réactions à posteriori sont enthousiastes. Cette méthode a permis une interaction plus efficace et plus riche entre les départements concernés. Ceci implique évidemment plus de confort de travail et moins de stress lié à la peur de ne pas bien faire ou de travailler dans l’urgence.
Quelles sont vos prochaines actions dans un avenir proche?
Monsieur Godfrind: Nous envisageons de mettre en place des formations en vue de continuer à améliorer les relations et la communication entre collègues et lignes hiérarchiques.
A quels moments dans la croissance d’une entreprise, recommanderiez-vous l’utilisation d’un ScanOrg?
Monsieur Godfrind: La culture de chaque entreprise évoluera de façon différente avec la croissance. Il est compliqué de juger de la taille critique d’une société par rapport à une autre. Cependant, il est primordial d’être à l’écoute de ses équipes pour renforcer les outils si cela s’avère nécessaire. Trop souvent la compétence et la bonne volonté ne sont plus suffisantes faute de mise en place d’outils adaptés.
Même question pour vous Monsieur Bizac. Vous venez de terminer l’action Véviba et vous enchaînez directement un ScanOrg dans une entreprise de transformation de volaille. Quand recommanderiez-vous ‘l’activation’ d’un ScanOrg dans une entreprise?
Monsieur Bizac: C’est une démarche utile et pertinente lorsque l’entreprise identifie une situation pour laquelle son management n’a pas de réponse évidente et ‘naturelle’ à apporter comme par exemple
- la valeur ajoutée de certaines activités/compétences selon qu’elles dépendent de tel ou tel service ou de telle ou telle fonction
- le besoin de clarifier les rôles et responsabilités entre des services ou des fonctions dans un souci de mieux optimiser les prestations offertes
- la clarification et la formalisation d’un projet managérial
- le choix de ‘rituels’ de coopération entre les services et les fonctions qui soient à valeur ajoutée pour l’entreprise.
Nous vous remercions d’avoir apporté cet éclairage sur ce nouveau service conseil de Alimento.
