La politique d'accueil de A à Z

• Les collaborateurs invités à transmettre/partager leurs connaissances aux nouveaux arrivants sont les collègues expérimentés, les tuteurs, les parrains, les coachs (ou mentors) (cf. infra).

• Le tuteur intervient comme formateur, mais dans le cadre d’une relation individualisée avec le nouveau collaborateur. Son rôle essentiel est de transmettre les connaissances métier.
• Le parrain accompagne le nouveau collaborateur dans l’intégration sociale à son nouvel environnement de travail (mise en contact avec les collègues, découverte de l’organisation et du service, initiation à la culture d’entreprise…).
• Le mentor (ou coach) est une personne de référence, reconnue comme telle par le junior et à qui celui-ci fait appel pour bénéficier de son expérience et de sa ‘sagesse’. Son rôle se joue à plus long terme.

• Accueillir le nouveau dans leur équipe
• Lui présenter ses collègues, son tuteur et le poste de travail
• Superviser/évaluer le processus d’accueil
• Éventuellement (si ce n’est pas fait par le département RH), fixer les objectifs d’apprentissage et évaluer le nouveau collaborateur.

• Son rôle : intervenir en cas de difficultés, communiquer sur la procédure et évaluer le processus d’accueil pour dégager des pistes éventuelles d’amélioration. Dans le département où il/elle travaillera, il est préférable de l’annoncer verbalement. C'est non seulement plus personnel, mais cela vous permet aussi de donner des informations ciblées et de répondre aux questions.

Pour mémoire, sont également concernés par le processus d’accueil : le département RH, les conseillers en prévention et les représentants syndicaux.

• Réfléchissez aux informations importantes pour chaque nouvel arrivant et envisagez l'ordre chronologique depuis la signature du contrat jusqu'au premier jour de travail et l'intégration après quelques semaines ou mois.
• Commencez par les informations qui doivent être communiquées légalement, telles que les conditions de travail et la prévention du bien-être au travail.
• Complétez avec des éléments spécifiques à l'entreprise, tels que la mission, la vision et la stratégie de votre entreprise.
• Décrivez également des informations pratiques pour prendre des dispositions concrètes avec le nouveau collègue. Une référence aux documents officiels (tels que le règlement de travail et les numéros de téléphone utiles) doit absolument être incluse.
• Fournir une description de la fonction avec éventuellement un profil de compétences et un plan de formation pour l'apprentissage de la nouvelle fonction.
• Enfin, résumez le tout dans un processus d'accueil et déterminez comment et quand donner quelle information.

• Établissez pour vous et vos collègues concernés par l’accueil une liste de contrôle "préparation à l'accueil" avec le matériel à commander et la documentation à demander préalablement, tels que : le matériel de travail, les vêtements de travail, le badge ou le code d'accès, les outils, le téléphone portable, l'ordinateur portable, la voiture de société, les cartes de visite, ...
• Rédigez une brochure d'accueil (*) avec les règles les plus importantes et des informations intéressantes sur l'entreprise. Il s'agit d'une ligne directrice utile lors du recrutement ou du premier jour de travail du nouveau collègue. Veillez à définir clairement ce que vous incluez dans votre brochure par rapport aux informations contenues dans le règlement du travail et mettez tout autre document supplémentaire dans un dossier d'introduction complémentaire à la brochure d’accueil.
• En collaboration avec le responsable, établissez un plan de formation contenant des informations sur les tâches et les compétences à acquérir. Ce plan assure un suivi pratique de la formation du nouveau collaborateur.
• Rédigez une check-list "Accueil" qui servira de guide pour un bref entretien de suivi avec les nouveaux arrivants après quelques semaines. Une bonne check-list d'accueil contient des informations spécifiques sur la sélection, le recrutement et l'accueil, ainsi que sur l'orientation et la formation reçues sur le lieu de travail.

• Désignez un(e) responsable de l'accueil. Il/elle supervise le processus d’accueil et ajuste la procédure si nécessaire. Il s'agit généralement d'une personne du service RH qui est communicative, accessible et disponible.
• En outre, le service du personnel fournit des informations pratiques et présente le nouvel arrivant aux personnes de confiance.
• Le supérieur hiérarchique direct donne des informations de base sur la fonction, les objectifs de la première période, le plan de formation et les modalités de suivi. Le responsable présente le collaborateur à l'équipe et sur le lieu de travail.
• Les grandes entreprises peuvent désigner des formateurs internes pour former les nouveaux travailleurs. En général, ce rôle est assumé par des collègues directs qui possèdent les connaissances techniques appropriées.
• Le conseiller en prévention explique les règles de sécurité et les mesures d'hygiène.
• Le parrain/la marraine s'occupe du suivi quotidien et du soutien général.
• Les représentants syndicaux expliquent leur fonctionnement (le cas échéant)

(*) Outre la brochure d'accueil, il existe d'autres possibilités pour transmettre de manière créative des informations aux nouveaux collaborateurs :

• Dossier d'introduction : en plus d'une brochure d’accueil concise, vous pouvez également y inclure d'autres documents qui peuvent aider le ou la nouvel arrivant à s'intégrer rapidement ;
• Photos et vidéo d'entreprise : présentation de l'entreprise de manière visuelle. Vous pouvez les mettre en ligne à l'avance ;
• Jeu d'accueil sur PC/intranet avec éventuellement un questionnaire de contrôle ;

Préparation et suivi des collègues concernés

• Informez à l'avance les collègues qu'un nouveau collaborateur commencera à travailler ce jour-là.
• Dans le département où il/elle travaillera, il est préférable de l’annoncer verbalement. C'est non seulement plus personnel, mais cela vous permet aussi de donner des informations ciblées et de répondre aux questions.
• Prévoyez un moyen d'annoncer officiellement les nouveaux collaborateurs dans votre entreprise : via un panneau d'information, un écran plasma et/ou dans le journal de l'entreprise.
• Assurez-vous que le service RH, le supérieur hiérarchique direct, le conseiller en prévention, le tuteur, le parrain et les représentants syndicaux (s'il y en a), connaissent leur rôle et assument leurs responsabilités. Prévoyez une formation si nécessaire (par exemple, le tutorat) et une consultation sur les outils disponibles et/ou à développer (les informations sur le plan de formation sont généralement fournies par le manager direct).
• Veillez à une bonne communication entre toutes les personnes impliquées dans l'accueil du nouvel arrivant, afin de pouvoir intervenir rapidement et efficacement en cas de problème.

Échanges avec le ou la nouvelle collègue

• Suivez la procédure d'accueil comme prévu et faites visiter le lieu de travail. Prévoyez suffisamment de temps pour laisser la personne apprendre à connaître ses collègues directs.
• Utilisez les outils disponibles (comme la brochure d'accueil) pour donner des informations importantes.
• Présentez longuement la personne au parrain/à la marraine.
• Concluez des accords clairs sur la formation et le suivi ultérieur.

Demandez régulièrement l'avis de toutes les parties concernées afin d'affiner votre procédure d'accueil si nécessaire

• Les nouveaux arrivants eux-mêmes
• Le/la responsable de l’accueil
• le département RH
• le chef direct et la ligne hiérarchique
• le formateur interne ou le tuteur
• les parrains/marraines
• le conseiller en prévention
• les représentants syndicaux